Heizkostenabrechnung

Ablesen & Abrechnen – effizient, digital und rechtssicher

Eine korrekte Heizkostenabrechnung ist Pflicht – und mit den Mess-Profis gleichzeitig eine echte Entlastung. Wir übernehmen für Sie den gesamten Prozess: von der Ablesung über das Datenmanagement bis zur fristgerechten Abrechnung. Digital, transparent und zuverlässig. Dank moderner Funktechnik erfolgt die Ablesung ohne Wohnungszutritt. Ihre Heizkostenabrechnung erhalten Sie in der Regel innerhalb von 10 Werktagen nach Vorlage aller abrechnungsrelevanten Daten – geprüft, verständlich und rechtssicher.
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Vorteile
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Übersicht

Unser Service

Digitale Heizkostenabrechnung

Unsere Heizkostenabrechnung basiert auf einem vollständig digitalen Ableseprozess. Verbrauchsdaten werden per Funk erfasst – ganz ohne Terminchaos oder Zutritt zu den Wohnungen.

Minimaler Aufwand für Sie

Wir koordinieren Ablesung, Datenprüfung und Abrechnungserstellung. Sie sparen Zeit, reduzieren Rückfragen und profitieren von klar strukturierten Abrechnungsergebnissen.

Schnell & zuverlässig

Nach vollständiger Datenübermittlung erstellen wir Ihre Heizkostenabrechnung zügig und mit höchster Sorgfalt – transparent, nachvollziehbar und gesetzeskonform.

Vorteile

Ihre Vorteile auf einen Blick

Rechtssichere Heizkostenabrechnung

Sie erhalten geprüfte und korrekte Heizkostenabrechnungen gemäß aktueller gesetzlicher Vorgaben. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen sorgen für maximale Sicherheit und Akzeptanz bei Mietern.

Digitale Prozesse & volle Transparenz

Über unser Kundenportal haben Sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Verbrauchs- und Abrechnungsdaten. Schnittstellen zu gängigen Verwaltersoftwares ermöglichen eine nahtlose Integration.

Persönlicher Service

Ein fester Ansprechpartner begleitet Sie zuverlässig durch den gesamten Abrechnungsprozess. Unser qualifiziertes Serviceteam steht Ihnen bei Fragen jederzeit kompetent zur Seite.

Ablauf

In 3 Schritten zu Ihrer Heizkostenabrechnung

Schritt 1
Schritt 1

Ablesung

Wir koordinieren die Ablesung und informieren Ihre Wohnungsnutzer rechtzeitig. Die Verbrauchserfassung erfolgt je nach Ausstattung manuell, per Funk oder über einen Datenabruf. Bereits bei der Erfassung werden die Werte automatisch auf Plausibilität geprüft.
Schritt 2
Schritt 2

Datenmanagement

Im Kundenportal tragen Sie bequem alle relevanten Energie- und Mietkosten pro Abrechnungsperiode ein. Jeder Datensatz durchläuft einen strukturierten Plausibilitätscheck, um Fehler frühzeitig zu vermeiden.
Schritt 3
Schritt 3

Abrechnung

Die Heizkostenabrechnung wird in der Regel innerhalb von 10 Werktagen nach Vorlage aller Daten erstellt. Umfangreiche Prüfmechanismen garantieren höchste Qualität. Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.

Video

Ganzheitliche Unterstützung für Hausverwaltungen

FAQ

Heizkostenabrechnung

Nein. Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist zur korrekten Ermittlung auf die Angaben einer kompletten Abrechnungsperiode samt Verbräuchen angewiesen. Werden hier Verbräuche separat abgerechnet, kommt die Gesamtabrechnung ins Ungleichgewicht.

Ja. Liegt keine verwertbare Zwischenablesung vor, werden die Anteile Heizung nach Gradtagen, für Warmwasser nach Tagen errechnet, entsprechend der vom Auftraggeber angegebenen Nutzungszeit.

Als Mieter erhalten Sie ausschließlich von der Hausverwaltung oder dem Eigentümer ihre Abrechnung.

Die Heizkostenverordnung legt in § 7 Abs. 2 im Einzelnen fest, welche Kosten umlagefähig sind. Diese sind beispielsweise die Wartungskosten der Heizanlage, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage, die Kosten der Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers, die Kosten der Abgasmessung sowie der Betriebsstrom der Heizungsanlage. Des Weiteren die Miet- und Garantiewartungskosten der Messgeräte und die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch die Mess-Profis.

Eine Verbrauchsschätzung erfolgt, wenn ein Zähler keine oder unvollständige Werte liefert. Gründe können bspw. Funkstörungen, defekte Geräte oder abgelaufene Eichfristen sein. Sobald der Zähler wieder Daten liefert oder ausgetauscht wurde, passen wir die Abrechnung bei Bedarf an.

Aus Datenschutzgründen dürfen wir nur Auskünfte und Daten an unsere Vertragspartner weitergeben werden. Diese sind die Hausverwaltungen und Eigentümer kompletter Liegenschaften.

Eigentümer einer WEG wenden sich bitte an ihre Hausverwaltung.

Mieter wenden sich bitte an ihren Vermieter oder an die Hausverwaltung.

Alleineigentümer eines Objekts oder Hausverwaltungen können sich direkt an ihren zuständigen Sachbearbeiter in der Abrechnungsabteilung wenden.

Sie sind Eigentümer einer WEG oder Wohnungsnutzer?
Grundsätzlich wird nach Ablauf der vorgegebenen Abrechnungsperiode die Abrechnung erstellt und an die beauftragte Hausverwaltung, bzw. den Gebäudeeigentümer versendet. Sie erhalten die Abrechnung nach Ende der Abrechnungsperiode innerhalb von 12 Monaten.

Sie sind Hausverwalter bzw. beauftragender Gebäudeeigentümer?
Dann erhalten Sie ihre Abrechnung in der Regel innerhalb von 10 Werktage nach Vorlage aller Daten. 

Änderungen in der Heizkostenabrechnung können verschiedene Ursachen haben, zum Beispiel:

  • Schwankungen der Energiepreise (z. B. Gas, Öl oder Fernwärme)
  • Veränderungen im persönlichen Heizverhalten
  • Witterungsbedingungen, etwa ein kälterer Winter
  • Veränderungen im Verbrauch anderer Wohnungen
  • Anpassungen des Verteilerschlüssels
  • Deutlich geänderte Betriebskosten der Heizung oder Nebenkosten

Wenn eine Wohnung oder Gewerbeeinheit zeitweise leer stand, beeinflusst dies die Abrechnung. Ein leerstehender Bereich verbraucht z. B. weniger Warmwasser oder gar keine Heizkosten. Bitte teilen Sie uns Leerstände zeitnah mit, damit die Abrechnung korrekt erstellt werden kann.

Je nach Anlagentyp werden Heizkosten über Wärmezähler, Heizkostenverteiler oder Verbrauchsschätzungen anhand der Heizflächen berechnet. Die Verteilung erfolgt gemäß der Heizkostenverordnung.

  • Stichtagsdifferenzen: Die Ablesung erfolgt zu einem festen Stichtag per Funk. Der Wert auf Ihrem Gerät kann daher zu einem späteren Zeitpunkt höher sein.
  • Funkauslesezeiten: Die Funkmodule senden zu festgelegten Zeitpunkten. Der angezeigte Wert auf dem Gerät kann von dem letzten übermittelten Funkwert abweichen.
  • Individuelle Umrechnungsfaktoren: Jeder Heizkostenverteiler besitzt einen eigenen, gerätespezifischen Umrechnungsfaktor, der bei der Abrechnung berücksichtigt wird. Dadurch unterscheiden sich die Abrechnungswerte systembedingt von den reinen Anzeigeeinheiten auf dem Gerät.

Wenn Sie einen möglichen Fehler in Ihrer Abrechnung feststellen:

  • Eigentümer einer WEG wenden sich bitte an ihre Hausverwaltung.
  • Mieter wenden sich bitte an ihren Vermieter oder an die Hausverwaltung.
  • Alleineigentümer oder Hausverwaltungen wenden sich bitte direkt an den zuständigen Sachbearbeiter in der Abrechnungsabteilung.

Wenn eine Ablesung der Heizkostenverteiler oder Wärmezähler nicht möglich war, beispielsweise aufgrund eines defekten Geräts oder eines nicht wahrgenommenen Ablesetermins, wird der Verbrauch gemäß den Vorgaben der Heizkostenverordnung (§9a) geschätzt.

Gem. §9a HKVO muss der Verbrauch verbrauchsnah geschätzt werden, wenn eine ordnungsgemäße Messung nicht möglich ist.

  • Schätzung nach vergleichbaren Verbräuchen in vergleichbaren Zeiträumen desselben Nutzers
  • Schätzung nach vergleichbaren Räumen in der Liegenschaft
  • Schätzung nach Durchschnitt (durchschnittlichen m² Verbrauch des Gebäudes multipliziert mit der Wohnfläche der betroffenen Einheit, oder Durchschnitt in der Nutzereinheit)
  • Schätzung entsprechend manuell individuell Berechnung

Die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung zeigt, wie die gesamten Heiz- und Warmwasserkosten eines Gebäudes auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Grundlage hierfür ist die Heizkostenverordnung gem. §§ 6-9b HKVO.

Bei einer zentralen Warmwasserbereitung durch die Heizungsanlage müssen die entstandenen Kosten vorab auf die Bereiche Warmwasser und Heizung aufgeteilt werden.

Die Aufteilung der Kosten erfolgt in den Bereichen Warmwasser und Heizung nach gleichem Schema:

  • Grundkosten (meist 30–50 %) – Verteilung zumeist nach Heiz-, Wohn- oder Nutzfläche
  • Verbrauchskosten (meist 50–70 %) – Verteilung nach gemessenem Verbrauch

 

Der Verbrauch wird über geeignete Messgeräte erfasst. Von dem je Nutzereinheit ermittelten Kostenanteil werden anschließend die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters abgezogen. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Die Nutzerwechselgebühr wird sowohl für den Auszug des bisherigen Nutzers als auch für den Einzug des neuen Nutzers berechnet. Beide Vorgänge verursachen administrativen Aufwand (Erstellung von 2 oder mehr Einzelabrechnungen) und werden daher jeweils separat in Rechnung gestellt. Ein Leerstand wird in diesem Zusammenhang ebenfalls, wie ein Nutzerwechsel behandelt.

Die in der Heizkostenabrechnung ausgewiesenen kWh entsprechen nicht 1:1 den kWh der Energieträgerrechnung, da zwischen Energieträgerverbrauch und tatsächlich abgegebener Heizenergie Umwandlungs- und Effizienzverluste der Heizungsanlage entstehen (z.B. im Kessel, in Leitungen oder durch Bereitschaftsverluste). Auch Abweichungen durch unterschiedliche Ablese- oder Rechnungszeiträume zwischen Heizkostenabrechnung und Energierechnung sind möglich.

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