Mit unserem neuen Kundenportal stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, um Ihre Abrechnungsdaten komfortabel online zu verwalten. Von der Erfassung von Kosten- und Nutzerdaten über Nutzerwechsel bis hin zum Dokumenten-Upload. Viele Aufgaben lassen sich jetzt direkt im Portal erledigen.
Damit Ihnen der Einstieg möglichst leichtfällt, haben wir bereits ein Erklärvideo erstellt. Außerdem finden Sie auf dieser Seite Antworten auf die häufigsten Fragen, die im Rahmen unserer Kunden-Webinare gestellt wurden.
Gut zu wissen
Damit die Bearbeitung Ihrer Abrechnung reibungslos funktioniert, beachten Sie bitte folgende Hinweise:
- Speichern Sie Ihre Eingaben regelmäßig.
- Prüfen Sie die automatisch übernommenen Vorjahresdaten.
- Nutzen Sie den Dokumenten-Upload, wenn Sie uns Rechnungen oder weitere Unterlagen zur Verfügung stellen möchten.
- Über das Freitextfeld können Sie wichtige Hinweise direkt an unsere Abrechnung übermitteln.
Sie haben weitere Fragen?
Sollten Sie bei der Nutzung des Kundenportals Unterstützung benötigen, hilft Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner oder unser Kundenservice gerne weiter.
Viele der häufigsten Fragen konnten wir bereits im Rahmen unserer Kunden-Webinare beantworten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Antworten in unserem FAQ.
Kundenportal
Werden Daten aus dem bisherigen Kundenportal übernommen?
Ja. Vorjahresdaten werden grundsätzlich übernommen. Aufgrund des Systemwechsels empfiehlt TEHA jedoch, die übernommenen Daten einmal zu prüfen. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass Daten nicht vollständig übernommen wurden.
Kann ich mehrere Energielieferungen erfassen?
Ja. Über „Position hinzufügen“ können beliebig viele Lieferungen angelegt werden. Nicht benötigte Positionen lassen sich anschließend wieder löschen.
Müssen bei mehreren Gas- oder Fernwärmerechnungen alle CO₂-Werte einzeln eingetragen werden?
Nein. Es genügt, die Gesamtsumme der CO₂-Menge und der CO₂-Kosten für den gesamten Abrechnungszeitraum einzutragen.
Muss ich bei Heizöl CO₂-Daten eingeben?
Nein. Bei Heizöl werden die CO₂-Werte anhand des FIFO-Prinzips automatisch ermittelt. Eine Eingabe im Kundenportal ist deshalb nicht erforderlich.
Kann ich Rechnungen hochladen, wenn ich mir bei den Eingaben unsicher bin?
Ja. Sie können beispielsweise die Rechnung Ihres Energieversorgers als PDF hochladen. So können die Angaben bei der Bearbeitung der Abrechnung überprüft werden.
Werden hochgeladene Rechnungen automatisch ausgelesen?
Nein. Diese Funktion steht derzeit noch nicht zur Verfügung, ist aber für eine spätere Version des Kundenportals geplant.
Warum kann ich eine Betriebskostenposition mit 0 € nicht speichern?
Positionen dürfen nicht mit einem Betrag von 0 € gespeichert werden. Ist keine Rechnung vorhanden, sollte die Position gelöscht werden. Andernfalls weist das System auf den Fehler hin.
Eine Mietposition ist bereits vorgegeben, obwohl keine Rechnung mehr existiert. Was kann ich tun?
In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den TEHA-Support. Die Position kann im System entfernt werden. Gleichzeitig wurde im Webinar darauf hingewiesen, dass dieses Verhalten geprüft und verbessert werden soll.
Ich weise haushaltsnahe Dienstleistungen selbst aus. Muss ich diese trotzdem im Portal erfassen?
Nein. Wenn Sie keine Beträge eintragen, werden diese Positionen auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen. Bei Bedarf können Sie zusätzlich einen Hinweis im Freitext hinterlegen.
Kann ich Wohnungsnummern individuell vergeben?
Ja. Über „Mieter- und Eigentümerdaten korrigieren“ können Sie eigene Wohnungsnummern hinterlegen oder ändern.
Können Nutzerwechsel weiterhin per Datenaustausch übermittelt werden?
Ja. Nutzerwechsel können sowohl über den Datenaustausch (L-/M-Satz) als auch direkt im Kundenportal erfasst werden. Wichtig ist, dass in beiden Fällen dieselben Wechseltermine verwendet werden.
Können Zählerstände über den Datenaustausch übermittelt werden?
Nein. Die Schnittstelle unterstützt derzeit keine Übertragung von Zählerständen. Diese müssen im Kundenportal manuell erfasst werden. Alternativ können sie weiterhin per E-Mail übermittelt werden.
Wie kann ich über das Portal EHKV-Zählerstände abrufen, z. B. bei einem Mieterwechsel?
Wenn Sie einen Nutzerwechsel erfassen, fragt das Kundenportal automatisch, ob Sie eine Zwischenablesung hinterlegen möchten. Bestätigen Sie diese Abfrage, öffnet sich eine Maske mit den der Wohnung zugeordneten Zählern. Dort können Sie die entsprechenden Zählerstände direkt eintragen.
Wo kann ich die Nebenkostenvorauszahlungen des Abrechnungszeitraums der Mieter eingeben?
Die Nebenkostenvorauszahlungen können Sie in den Nutzerdaten des jeweiligen Mieters hinterlegen. Sollte die Spalte „Vorauszahlungen“ in Ihrem Kundenportal nicht angezeigt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Die Funktion kann für Sie freigeschaltet werden.
Die Personenzahl lässt sich nach einem Mieterwechsel nicht mehr ändern. Was kann ich tun?
Grundsätzlich können Personenzahlen im Bereich Nutzerdaten auch unterjährig geändert werden. Sollte eine Änderung nach einem Mieterwechsel nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir prüfen den Fall und kümmern uns um die Freischaltung bzw. Behebung des Problems.
Ein Mieter kann nicht hinzugefügt werden, weil die Wohnung auf Leerstand steht. Was kann ich tun?
In diesem Fall können Sie den vorhandenen Leerstand bearbeiten und mit den Daten des neuen Mieters überschreiben. Anschließend wird der neue Nutzer für die Wohnung übernommen.
Kann ich Funk-Zwischenablesungen nach einem Nutzerwechsel direkt im Kundenportal einsehen?
Nein. Wenn in der Liegenschaft Funkgeräte vorhanden sind, genügt es, den Nutzerwechsel im Kundenportal zu melden. Die zum Wechselzeitpunkt vorhandenen Funkwerte werden automatisch bei der Abrechnung berücksichtigt. Sollten Sie die Funkwerte für Ihre eigenen Unterlagen oder zur Weitergabe an den aus- oder einziehenden Mieter benötigen, stellen Sie bitte eine Anfrage an Ihren Ansprechpartner. Eine direkte Anzeige im Kundenportal ist derzeit nicht möglich.
Wie kann ich einen zweiten Nutzerwechsel innerhalb eines Jahres erfassen?
Weitere Nutzerwechsel können direkt im Bereich Nutzerdaten angelegt werden. Dafür muss nicht der bestehende Datensatz bearbeitet werden. Nach Eingabe des Einzugsdatums setzt das Kundenportal das Auszugsdatum des vorherigen Nutzers automatisch auf den Vortag.
Warum wird mir der Bereich „Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI)“ nicht angezeigt?
Die UVI-Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Liegenschaft mit Funkmesstechnik und einem Gateway ausgestattet ist und eine entsprechende vertragliche Vereinbarung besteht. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird der UVI-Bereich im Kundenportal nicht angezeigt.
Kann ich die Kontaktdaten für die unterjährige Verbrauchsinformation selbst verwalten?
Ja. Im UVI-Bereich können Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers hinterlegen oder alternativ einen Link an den Eigentümer senden, damit dieser die Informationen an den Mieter weitergibt. Nutzer, die keine unterjährige Verbrauchsinformation erhalten sollen (z. B. Waschküchen), können über die Funktion „Ignorieren“ ausgeschlossen werden.
Bleiben Hinweise im Freitextfeld dauerhaft gespeichert?
Hinweise im Freitextfeld bleiben für die aktuelle Abrechnungsperiode erhalten. In einer neuen Abrechnungsperiode werden sie nicht übernommen. Dauerhafte Informationen, die auch künftig berücksichtigt werden sollen, werden von den Mess-Profis intern hinterlegt.
Kann ich Kosten für eine neue Abrechnungsperiode bereits erfassen, obwohl die vorherige Periode noch nicht abgeschlossen ist?
Ja. Kosten für die neue Abrechnungsperiode können bereits erfasst werden. Solange die vorherige Abrechnung jedoch noch nicht abgeschlossen ist, kann die neue Periode noch nicht an die Mess-Profis übermittelt werden. Zunächst muss immer die ältere Abrechnungsperiode abgeschlossen werden.
Ich übernehme eine Liegenschaft während des laufenden Jahres. Wie erfolgt die Abrechnung?
In der Regel wird eine Abrechnungsperiode vollständig durch eine Hausverwaltung bearbeitet. Informieren Sie die Mess-Profis über den Verwalterwechsel und senden Sie eine entsprechende Verwaltervollmacht. Sollte die vorherige Abrechnungsperiode noch offen sein, teilen Sie bitte mit, welche Hausverwaltung diese abschließen soll. Eine Aufteilung einer Abrechnungsperiode auf zwei Verwaltungen ist zwar möglich, verursacht jedoch zusätzlichen Aufwand und Kosten.
Kann ich im Kundenportal alle verbauten Messgeräte und Rauchwarnmelder einsehen?
Derzeit steht diese Funktion im neuen Kundenportal noch nicht zur Verfügung. Der Wunsch nach einer Geräteübersicht wurde im Webinar mehrfach geäußert und als Verbesserungsvorschlag aufgenommen. Benötigen Sie eine Übersicht Ihrer Messgeräte oder Rauchwarnmelder, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei den Mess-Profis. Dieser kann Ihnen die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen.
Werden künftig wieder Einzelabrechnungen je Wohnung im Kundenportal bereitgestellt?
Ja. Die Bereitstellung einzelner PDF-Abrechnungen pro Wohnung ist bereits vorgesehen und wird zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt. Bis dahin können Einzel-PDFs bei Bedarf bereitgestellt werden.
Kann ich im Kundenportal den Zahlungsstatus meiner Rechnungen einsehen?
Derzeit können Sie Ihre Rechnungen im Kundenportal einsehen. Eine Anzeige, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde, steht aktuell noch nicht zur Verfügung. Dieser Wunsch wurde als Verbesserungsvorschlag aufgenommen.
